Nieuwe app van Nautilus-lid vergemakkelijkt invullen havenformulieren

Kapitein en Nautilus-lid Henk Eijkenaar heeft een baanbrekend programma bedacht: PortForms. Bedoeld om de last voor kapiteins te verlichten door de havenadministratie te vergemakkelijken.

PortForms is momenteel in ontwikkeling en is een app die automatisch alle formulieren genereert die nodig zijn om een haven binnen te gaan, zoals de FAL-formulieren van de International Maritime Organisation (IMO) en (niet) Europese havens. Al 30 jaar geleden, als Chief Officer, was Henk Eijkenaar zich terdege bewust van de grote hoeveelheid formulieren die een kapitein moest invullen voordat hij de haven binnenging. Jaren later, toen hij kapitein was geworden,zag hij dat veel van de gegevens die nodig waren om de formulieren in te vullen, voor elke haven hetzelfde waren. En ontwikkelde hij het programma voor eigen gebruik. Destijds besefte hij de commerciële waarde van zo'n tijdbesparende tool niet.

Single window geen verbetering

Toen de IMO de FAL-formulieren introduceerde en de EU het 'single window'-systeem invoerde, maakte hij nog steeds gebruik van zijn arbeidsbesparende uitvinding.

Henk Eijkenaar: ‘Nadat de IMO de FAL-formulieren had gepubliceerd, dacht ik dat ik het programma niet meer nodig zou hebben, omdat alle havens de IMO FAL-formulieren zouden gebruiken. Al snel kwam ik er echter achter dat veel landen en havens nog steeds hun eigen formulieren bleven gebruiken. En toen de EU met het zogenaamde ‘single window’ -systeem kwam, ontdekte ik dat de FAL-formulieren buiten gebruik waren in Europa. En er kwamen zelfs nog meer formulieren bij.'

Het ‘single window’ -systeem werd geïntroduceerd in april 2019 en maakt het mogelijk om alle informatie die de overheid nodig heeft in verband met de aankomst, het verblijf en het vertrek van schepen, mensen en vracht, elektronisch in te dienen via een enkele portal - zonder duplicatie. Hij probeerde zijn programma onder de aandacht te brengen van de EU-commissie die het ‘single window’ -systeem hanteerde, maar het commissielid met wie hij sprak, was er van overtuigd dat ‘single window’ de oplossing was. ‘Helaas is het tegenovergestelde het geval geweest en is er geen sprake van enige verbetering’, aldus Henk Eijkenaar.

 

 

Op dit moment is Henk Eijkenaar, omdat de ontwikkeling veel geld kost, op zoek naar sponsors.

Nederlands bedrijf MaraSoft

Een jaar geleden kwam hij een programma tegen dat hetzelfde deed als het zijne, maar veel minder ontwikkeld was. Dit moedigde hem aan om te zien of zijn programma op professionele basis kon worden ontwikkeld.

Hij benaderde het Nederlandse bedrijf MaraSoft, dat al software maakte voor het onderhoud van schepen. Ze waren erg geïnteresseerd in het programma en waren bereid om het te ontwikkelen tot een professioneel programma voor gebruik op schepen over de gehele wereld. Het is de bedoeling dat de eerste versie van PortForms begin 2020 wordt uitgebracht.

Het programma kan offline worden gebruikt, maar het zal een online database hebben, die zal worden gebruikt om de nieuwe havenformulieren bij te werken zodra deze uitkomen. Met behulp van de database worden de formulieren automatisch ingevuld en hoeven alleen specifieke gegevens voor een bepaald formulier handmatig te worden ingevuld.

Sponsors gezocht

‘Statische’ gegevens, zoals de naam en afmetingen van het schip en het IMO-nummer worden automatisch toegevoegd, terwijl ‘dynamische’ gegevens zoals havengegevens, bemanning en opslagplaatsen handmatig worden toegevoegd. Het is mogelijk om de formulieren af te drukken en per e-mail te verzenden. Op dit moment is Henk Eijkenaar, omdat de ontwikkeling veel geld kost, op zoek naar sponsors. 'Zodra de software op de markt is, betaalt het zichzelf terug, omdat het softwarebedrijf het samen met onderhoudskosten aan de rederijen verkoopt', zegt hij. ‘Ik ben daarnaast ook bezig om het programma onder de aandacht van IMO te brengen, als een middel om de administratieve lasten te verminderen.’